Регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью. (Торговля алкоголем)

Регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью.

Цели и задачи регламента:

• Определение дебиторской задолженности;
• Определение мероприятий, для возврата просроченной дебиторской задолженности;
• Действия сотрудников Компании при работе с дебиторской задолженностью.

Определение дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность - денежные суммы, причитающиеся от покупателя (дебитора) Компании за поставленный товар, которая возникает в случае, если товар продан, а денежные средства не поступили на счет Компании.

Просроченная дебиторская задолженность- задолженность за товар, не оплаченный в установленный договором срок.

Безнадежная дебиторская задолженность- задолженность, по которой истек установленный срок исковой давности, по которой в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Действия сотрудников Компании при работе с дебиторской задолженностью:

• Менеджер отдела продаж за 2 дня до наступления срока оплаты информирует дебитора о сроке и сумме оплаты.
• Менеджер отдела продаж в день установленной даты платежа напоминает торговому партнеру о наступлении срока платежа и получает подтверждение о намерении торгового партнера исполнить договорные мероприятия.

Обязательные действия, для возврата просроченной дебиторской задолженности:

• В случае если в течение 2-х дней после установленной даты платежа Клиент не оплатил товар, менеджер отдела продаж обязан предпринять меры для возврата дебиторской задолженности (переговоры, официальные письма, подписание приемлемого графика платежей и т.п.).
• Отгрузки товара Клиентам, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, прекращаются.
• Если просроченная дебиторская задолженность достигает 15 календарных дней, менеджер  отдела продаж направляет отчет о проведенных мероприятиях и предпринятых мерах Директору по продажам (копия в Службу предотвращения потерь). При этом Директор по продажам  направляет менеджеру отдела продаж список мероприятий необходимых сделать, для погашения просроченной дебиторской задолженности, согласованный между Директором по продажам, Юридической службой и Службой предотвращения потерь. В определенных случаях Директор по продажам лично организовывает встречу с должником с целью разрешения вопроса задолженности (возможно привлечение сотрудников Службы предотвращения потерь).
• Если просроченная дебиторская задолженность достигает 30 календарных дней, то Директор по продажам информирует генерального директора и Службу предотвращения потерь по факту не оплаты просроченной задолженности. Вся переписка, оригиналы и копии, а так же все электронные сообщения, должны сохраняться в электронном или распечатанном виде до момента полного погашения просроченной дебиторской задолженности. Ответственность за их сохранность несет менеджер отдела продаж.
• Менеджер отдела продаж отправляет дебитору Акт сверки взаиморасчетов.
• Менеджер отдела продаж после получения Акта сверки взаиморасчетов, но не позднее 45 дней, со дня возникновения просроченной дебиторской задолженности, передает дебитору Претензию по оплате товара (лично вручив ее под роспись и заверенную печатью дебитора). Если не возможно лично вручить или в случае отказа дебитором подписания Претензии, направляет Претензию заказным письмом с уведомлением о получении.
• Директор по продажам направляет служебную записку в Службу предотвращения потерь с просьбой привлечь сотрудников службы к возврату просроченной дебиторской задолженности. В служебной записке указываются мероприятия, которые проводились и их результаты, либо причины их не выполнения.
• Сотрудник Службы предотвращения потерь проводит следующие мероприятия: связывается с должником и выясняет причину просрочки, степень его заинтересованности в продолжение коммерческих отношений с Компанией, а также текущее положение должника и его платежеспособность, проводит специальные мероприятия по возврату задолженности. На основании выданной доверенности встречается с должником и прорабатывает Соглашение об урегулировании возникшей дебиторской задолженности.
• Сотрудник Службы предотвращения потерь еженедельно информирует руководителя Службы предотвращения потерь по текущему положению дел с должником.
• В случае просрочки срока оплаты более чем на 60 дней и невозможности решить вопрос путем переговоров или другими методами сотрудник Службы предотвращения потерь предоставляет отчет руководителю Службы предотвращения потерь о проведенных мероприятиях и принятых мерах, а так же почему не было достигнуто урегулирование возникшей дебиторской задолженности.
• Руководитель Службы предотвращения потерь направляет все имеющие материалы Руководителю юридической службы, для подготовки документов в суд (арбитраж) и инициирует судопроизводство.
• В случае положительного решения суда (арбитраж) и получения исполнительного листа сотрудники Юридической службы и Службы предотвращения потерь через судебного пристава-исполнителя добиваются возмещения просроченной дебиторской задолженности.
• В случае если, в течение 180 дней с момента возникновения просроченной дебиторской задолженности при проведении всех вышеперечисленных мероприятий не поступило ни одного платежа в счет погашения образовавшейся просроченной дебиторской задолженности, то данная задолженность переводится в ранг «Безнадежная дебиторская задолженность» и подлежит списанию.
• Списание безнадежной дебиторской задолженности происходит согласно Регламенту списания безнадежной дебиторской задолженности.

Образец №1. Письмо – напоминание о сроках оплаты.

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично за 2-3 рабочих дней до наступления предусмотренного срока оплаты:

Уважаемый г-н______________(ФИО руководителя компании-дебитора).

Настоящим напоминаем Вам, что «__»_____20__г. наступает срок оплаты за поставленные Вам  товары в объеме ______бутылок на сумму ____________рублей, которые были приняты Вами в соответствии с накладной № ________от «__»_____20__г. по договору поставки № _____от «__»_____20__г.

С уважением,

«__»_____20__г.

Образец № 2. Письмо – запрос подтверждения оплаты.

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично на 3-й день после наступления предусмотренного срока оплаты в случае полного (частичного) не осуществления оплаты с указанием суммы долга:

Уважаемый г-н______________(ФИО руководителя компании-дебитора).

Настоящим извещаем Вас, что «__»_____20__г. наступил срок оплаты за поставленные Вам  товары в объеме ______бутылок на сумму ____________рублей, которые были приняты Вами в соответствии с накладной № ________от «__»_____20__г. по договору поставки № _____от «__»_____20__г., однако на наш счет не поступили денежные средства, соответствующие поставленной продукции, в сумме ________рублей.

Если денежные средства перечислены, то прошу предоставить копии платежных поручений в наш адрес.

С уважением,

«__»_____20__г.

Образец № 3. Письмо- уведомление о сумме задолженности и применении договорной ответственности (пени).

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично на 30-й день просрочки оплаты с указанием суммы долга, срока возникновения просрочки, одновременно с направлением Акта сверки взаиморасчетов:

«__»________20__г.                                   Руководителю

                                                                   _______________________

                                                                    ИНН____________________

                                                                    Адрес__________________

                                                                   ________________________

                                                                   ________________________

У В Е Д О М Л Е Н И Е

Настоящим уведомляем Вас, что задолженность перед ООО «________» по Договору поставки №________ от «__»_____20__г., возникшая в связи с поставками алкогольной продукции, осуществленными в Ваш адрес в количестве и ассортименте согласно накладным:

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

на «__»______20__г. составляет _________ (_______________) рублей.

В соответствии с условиями оплаты, установленными Договором №_________ от «__»_______20__г., обязательства по оплате поставленного товара должны были быть исполнены в срок в течении _____ дней с момента поставки. Оплата должна быть произведена в полном объеме, в соответствии с положениями п.1 ст. 488 Гражданского Кодекса РФ.

В нарушении выше установленного, Вами была произведена лишь частичная оплата проданного товара на сумму: __________________ (__________________) рублей, в том числе НДС 18(%) ______________ (__________________) рублей.

Просим Вас погасить задолженность в течении 3 (трех) рабочих дней с момента получения Уведомления.

В случае неисполнения Вами обязательств по погашению задолженности в полном объеме в вышеуказанный срок, мы будем вынуждены рассмотреть вопрос о применении санкций, установленных Договором №_________ от «__»_______20__г.

ООО «___________»

                                                 _______________(______________)

                                                           м.п.

Уведомление получил

                                               _______________(______________)

                                                           м.п.

«__»__________20__г.

Образец №4. Претензия по оплате суммы долга и начислению неустойки или процентов предусмотренных договором.

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично по факту получения Акта сверки (с подписью и печатью дебитора), но не позднее 45 дней со дня возникновения просроченной дебиторской задолженности:

«__»________20__г.                                   Руководителю

                                                                   _______________________

                                                                    ИНН____________________

                                                                    Адрес__________________

                                                                   ________________________

                                                                   ________________________

П Р Е Т Е Н З И Я

по оплате товара и суммы пени (процентов)

на общую сумму ___________(_________________) рублей.

На основании Договора поставки №________ от «__»_____20__г. заключенным между Вами (________________) и ООО «_____________», Вы приобрели алкогольную продукцию в количестве и ассортименте согласно накладным:

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

на «__»______20__г. составляет _________ (_______________) рублей.

Общая стоимость поставленного товара составляет _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ______________(______________________________________) рублей.

В соответствии с условиями оплаты, установленными Договором №_________ от «__»_______20__г., обязательства по оплате поставленного товара должны были быть исполнены в срок в течении _____ дней с момента поставки. Оплата должна быть произведена в полном объеме, в соответствии с положениями п.1 ст. 488 Гражданского Кодекса РФ.

В нарушении выше установленного, Вами была произведена лишь частичная оплата проданного платежными поручениями:

№_________ от «__»_______20__г. сумма _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

№_________ от «__»_______20__г. сумма _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

Общая сумма совершенной оплаты составила _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ______________(______________________________________) рублей.

Исходя из вышеизложенного Ваша задолженность по оплате товара ООО «____________» на «__»______20__г. составляет _____________ (____________________) рублей, в том числе НДС (18%) ______________(______________________________________) рублей.

Кроме того, в соответствии с положениями п.___ Договора поставки №________ от «__»_____20__г. и положениями ст. 488 Гражданского Кодекса РФ Ваша организация обязана уплатить нам пени за весь период просрочки оплаты в размере ____% от просроченной к уплате суммы. На «__»______20__г. сумма пени (процентов) составляет __________________(____________________) рублей.

Общая сумма претензии на «__»______20__г. составляет __________________(________________) рублей.

Настоящая претензия является требованием по совершению оплаты по Договору поставки №________ от «__»_____20__г.

Ваша задолженность по данному Договору поставки должна быть погашена в течении 5 (пяти) банковских дней с момента получения настоящего требования.

ООО «___________»

                                                 _______________(______________)

                                                           м.п.

Претензию получил

                                               _______________(______________)

                                                           м.п.

«__»__________20__г.

• Все документы
  
• В начало страницы

Статьи журнала "Директор по безопасности"

Профилактика утечки информации через уволившихся сотрудников Явление, о котором идет речь, к великому сожалению, достаточно массовое: по исследованиям специализи...	Классификация и внутренняя квалификация фактов хищений на торговом предприятии Минимизация потерь торгового предприятия – одна из основных задач, стоящих перед службой безоп...
Меры по защите персональных данных сотрудников Что такое персональные данные? За рубежом сложились два основных подхода к определению персональных...	Безопасность электронной коммерции   нтернет-торговля – один из самых ра- стущих каналов сбыта в розничной тор- говле. По...