Регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью. (Торговля алкоголем)

Регламент работы с просроченной дебиторской задолженностью.

Цели и задачи регламента:

• Определение дебиторской задолженности;
• Определение мероприятий, для возврата просроченной дебиторской задолженности;
• Действия сотрудников Компании при работе с дебиторской задолженностью.

Определение дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность - денежные суммы, причитающиеся от покупателя (дебитора) Компании за поставленный товар, которая возникает в случае, если товар продан, а денежные средства не поступили на счет Компании.

Просроченная дебиторская задолженность- задолженность за товар, не оплаченный в установленный договором срок.

Безнадежная дебиторская задолженность- задолженность, по которой истек установленный срок исковой давности, по которой в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

Действия сотрудников Компании при работе с дебиторской задолженностью:

• Менеджер отдела продаж за 2 дня до наступления срока оплаты информирует дебитора о сроке и сумме оплаты.
• Менеджер отдела продаж в день установленной даты платежа напоминает торговому партнеру о наступлении срока платежа и получает подтверждение о намерении торгового партнера исполнить договорные мероприятия.

Обязательные действия, для возврата просроченной дебиторской задолженности:

• В случае если в течение 2-х дней после установленной даты платежа Клиент не оплатил товар, менеджер отдела продаж обязан предпринять меры для возврата дебиторской задолженности (переговоры, официальные письма, подписание приемлемого графика платежей и т.п.).
• Отгрузки товара Клиентам, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, прекращаются.
• Если просроченная дебиторская задолженность достигает 15 календарных дней, менеджер  отдела продаж направляет отчет о проведенных мероприятиях и предпринятых мерах Директору по продажам (копия в Службу предотвращения потерь). При этом Директор по продажам  направляет менеджеру отдела продаж список мероприятий необходимых сделать, для погашения просроченной дебиторской задолженности, согласованный между Директором по продажам, Юридической службой и Службой предотвращения потерь. В определенных случаях Директор по продажам лично организовывает встречу с должником с целью разрешения вопроса задолженности (возможно привлечение сотрудников Службы предотвращения потерь).
• Если просроченная дебиторская задолженность достигает 30 календарных дней, то Директор по продажам информирует генерального директора и Службу предотвращения потерь по факту не оплаты просроченной задолженности. Вся переписка, оригиналы и копии, а так же все электронные сообщения, должны сохраняться в электронном или распечатанном виде до момента полного погашения просроченной дебиторской задолженности. Ответственность за их сохранность несет менеджер отдела продаж.
• Менеджер отдела продаж отправляет дебитору Акт сверки взаиморасчетов.
• Менеджер отдела продаж после получения Акта сверки взаиморасчетов, но не позднее 45 дней, со дня возникновения просроченной дебиторской задолженности, передает дебитору Претензию по оплате товара (лично вручив ее под роспись и заверенную печатью дебитора). Если не возможно лично вручить или в случае отказа дебитором подписания Претензии, направляет Претензию заказным письмом с уведомлением о получении.
• Директор по продажам направляет служебную записку в Службу предотвращения потерь с просьбой привлечь сотрудников службы к возврату просроченной дебиторской задолженности. В служебной записке указываются мероприятия, которые проводились и их результаты, либо причины их не выполнения.
• Сотрудник Службы предотвращения потерь проводит следующие мероприятия: связывается с должником и выясняет причину просрочки, степень его заинтересованности в продолжение коммерческих отношений с Компанией, а также текущее положение должника и его платежеспособность, проводит специальные мероприятия по возврату задолженности. На основании выданной доверенности встречается с должником и прорабатывает Соглашение об урегулировании возникшей дебиторской задолженности.
• Сотрудник Службы предотвращения потерь еженедельно информирует руководителя Службы предотвращения потерь по текущему положению дел с должником.
• В случае просрочки срока оплаты более чем на 60 дней и невозможности решить вопрос путем переговоров или другими методами сотрудник Службы предотвращения потерь предоставляет отчет руководителю Службы предотвращения потерь о проведенных мероприятиях и принятых мерах, а так же почему не было достигнуто урегулирование возникшей дебиторской задолженности.
• Руководитель Службы предотвращения потерь направляет все имеющие материалы Руководителю юридической службы, для подготовки документов в суд (арбитраж) и инициирует судопроизводство.
• В случае положительного решения суда (арбитраж) и получения исполнительного листа сотрудники Юридической службы и Службы предотвращения потерь через судебного пристава-исполнителя добиваются возмещения просроченной дебиторской задолженности.
• В случае если, в течение 180 дней с момента возникновения просроченной дебиторской задолженности при проведении всех вышеперечисленных мероприятий не поступило ни одного платежа в счет погашения образовавшейся просроченной дебиторской задолженности, то данная задолженность переводится в ранг «Безнадежная дебиторская задолженность» и подлежит списанию.
• Списание безнадежной дебиторской задолженности происходит согласно Регламенту списания безнадежной дебиторской задолженности.

Образец №1. Письмо – напоминание о сроках оплаты.

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично за 2-3 рабочих дней до наступления предусмотренного срока оплаты:

Уважаемый г-н______________(ФИО руководителя компании-дебитора).

Настоящим напоминаем Вам, что «__»_____20__г. наступает срок оплаты за поставленные Вам  товары в объеме ______бутылок на сумму ____________рублей, которые были приняты Вами в соответствии с накладной № ________от «__»_____20__г. по договору поставки № _____от «__»_____20__г.

С уважением,

«__»_____20__г.

Образец № 2. Письмо – запрос подтверждения оплаты.

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично на 3-й день после наступления предусмотренного срока оплаты в случае полного (частичного) не осуществления оплаты с указанием суммы долга:

Уважаемый г-н______________(ФИО руководителя компании-дебитора).

Настоящим извещаем Вас, что «__»_____20__г. наступил срок оплаты за поставленные Вам  товары в объеме ______бутылок на сумму ____________рублей, которые были приняты Вами в соответствии с накладной № ________от «__»_____20__г. по договору поставки № _____от «__»_____20__г., однако на наш счет не поступили денежные средства, соответствующие поставленной продукции, в сумме ________рублей.

Если денежные средства перечислены, то прошу предоставить копии платежных поручений в наш адрес.

С уважением,

«__»_____20__г.

Образец № 3. Письмо- уведомление о сумме задолженности и применении договорной ответственности (пени).

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично на 30-й день просрочки оплаты с указанием суммы долга, срока возникновения просрочки, одновременно с направлением Акта сверки взаиморасчетов:

«__»________20__г.                                   Руководителю

                                                                   _______________________

                                                                    ИНН____________________

                                                                    Адрес__________________

                                                                   ________________________

                                                                   ________________________

У В Е Д О М Л Е Н И Е

Настоящим уведомляем Вас, что задолженность перед ООО «________» по Договору поставки №________ от «__»_____20__г., возникшая в связи с поставками алкогольной продукции, осуществленными в Ваш адрес в количестве и ассортименте согласно накладным:

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

на «__»______20__г. составляет _________ (_______________) рублей.

В соответствии с условиями оплаты, установленными Договором №_________ от «__»_______20__г., обязательства по оплате поставленного товара должны были быть исполнены в срок в течении _____ дней с момента поставки. Оплата должна быть произведена в полном объеме, в соответствии с положениями п.1 ст. 488 Гражданского Кодекса РФ.

В нарушении выше установленного, Вами была произведена лишь частичная оплата проданного товара на сумму: __________________ (__________________) рублей, в том числе НДС 18(%) ______________ (__________________) рублей.

Просим Вас погасить задолженность в течении 3 (трех) рабочих дней с момента получения Уведомления.

В случае неисполнения Вами обязательств по погашению задолженности в полном объеме в вышеуказанный срок, мы будем вынуждены рассмотреть вопрос о применении санкций, установленных Договором №_________ от «__»_______20__г.

ООО «___________»

                                                 _______________(______________)

                                                           м.п.

Уведомление получил

                                               _______________(______________)

                                                           м.п.

«__»__________20__г.

Образец №4. Претензия по оплате суммы долга и начислению неустойки или процентов предусмотренных договором.

Составляется в виде официального письма на имя руководителя Компании-дебитора и отправляется по электронной почте или вручается лично по факту получения Акта сверки (с подписью и печатью дебитора), но не позднее 45 дней со дня возникновения просроченной дебиторской задолженности:

«__»________20__г.                                   Руководителю

                                                                   _______________________

                                                                    ИНН____________________

                                                                    Адрес__________________

                                                                   ________________________

                                                                   ________________________

П Р Е Т Е Н З И Я

по оплате товара и суммы пени (процентов)

на общую сумму ___________(_________________) рублей.

На основании Договора поставки №________ от «__»_____20__г. заключенным между Вами (________________) и ООО «_____________», Вы приобрели алкогольную продукцию в количестве и ассортименте согласно накладным:

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

№_________ от «__»_______20__г. стоимостью _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

на «__»______20__г. составляет _________ (_______________) рублей.

Общая стоимость поставленного товара составляет _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ______________(______________________________________) рублей.

В соответствии с условиями оплаты, установленными Договором №_________ от «__»_______20__г., обязательства по оплате поставленного товара должны были быть исполнены в срок в течении _____ дней с момента поставки. Оплата должна быть произведена в полном объеме, в соответствии с положениями п.1 ст. 488 Гражданского Кодекса РФ.

В нарушении выше установленного, Вами была произведена лишь частичная оплата проданного платежными поручениями:

№_________ от «__»_______20__г. сумма _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

№_________ от «__»_______20__г. сумма _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ___________(________________________________________) рублей,

Общая сумма совершенной оплаты составила _________________ (_______________________________) рублей, в том числе НДС (18%) ______________(______________________________________) рублей.

Исходя из вышеизложенного Ваша задолженность по оплате товара ООО «____________» на «__»______20__г. составляет _____________ (____________________) рублей, в том числе НДС (18%) ______________(______________________________________) рублей.

Кроме того, в соответствии с положениями п.___ Договора поставки №________ от «__»_____20__г. и положениями ст. 488 Гражданского Кодекса РФ Ваша организация обязана уплатить нам пени за весь период просрочки оплаты в размере ____% от просроченной к уплате суммы. На «__»______20__г. сумма пени (процентов) составляет __________________(____________________) рублей.

Общая сумма претензии на «__»______20__г. составляет __________________(________________) рублей.

Настоящая претензия является требованием по совершению оплаты по Договору поставки №________ от «__»_____20__г.

Ваша задолженность по данному Договору поставки должна быть погашена в течении 5 (пяти) банковских дней с момента получения настоящего требования.

ООО «___________»

                                                 _______________(______________)

                                                           м.п.

Претензию получил

                                               _______________(______________)

                                                           м.п.

«__»__________20__г.

• Все документы
  
• В начало страницы

Статьи журнала "Директор по безопасности"

Борьба с корпоративным мошенничеством: применим ли иностранный опыт?   Истоки проблемы Любая компания является единым  организмом, каждый элемент кото- рог...	ИНСТРУМЕНТЫ БЕЗОПАСНОСТИ Концепция нового поколения систем охраны особо ответственных объектов Предпосылки для разработки П...
Защита интеллектуальной собственности при обеспечении экономической безопасности коммерческого предприятия Взависимости от степени развития законодательства, регулирующего рыночные отношения внутри каждого г...	Профессиональная детекция лжи. История создания полиграфа и его современные модификации История возникновения современных приборов детекции лжи и разработки методик проведения специ альных...