"Правовая регламентация изъятия документов организации Часть 1"

ВИТАЛИЙ КОМЛЕВ,
заместитель генерального директора ООО «Ключ-консалтинг»

Наверное, мало кто из хозяйствующих субъектов хотя бы однажды не испытал на себе процедуру изъятия документов организации при проведении уполномоченными государственными органами контрольных или процессуальных мероприятий.

В данной ситуации для обеспечения правильных действий и снижения последствий рассматриваемого явления следует как минимум представлять, кто и в каких случаях обладает необходимыми полномочиями.

В предлагаемом исследовании остановимся лишь на некоторых, наиболее характерных, на наш взгляд, условиях изъятия документов организации.

Изъятие документов в ходе проведения следственных действий

Правовой основой рассматриваемых действий являются в данном случае нормы Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (УПК РФ).

Изъятие документов организации в процессе совершения следственных действий осуществляется в форме выемки или в процессе обыска.

 При всем их различии общими квалифицирующими признаками данных следственных действий является то, что проводятся они в соответствии с ч. 1 ст. 164 УПК РФ в рамках расследования уголовного дела и на основании постановления следователя, которое под расписку вручается генеральному директору организации или иному должностному лицу организации, которое исполняет его обязанности.

Обыск как следственное действие, регламентированное ст. 182 УПК РФ, проводится в случаях наличия достаточных данных для того, чтобы полагать, что в каком-либо месте или у какого-либо лица могут находиться орудия преступления, предметы, документы и ценности, которые могут иметь значение для уголовного дела.

Выемка в соответствии с нормами ст. 183 УПК РФ осуществляется при необходимости изъятия определенных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся.

Таким образом, просматривается еще один общий признак рассматриваемых следственных действий: оба их вида имеют одинаковую цель – изъятие для дальнейшего использования при доказывании обнаруженных и изъятых предметов и документов.

В то же время усматривается и принципиальное отличие выемки от обыска, которое заключается в том, что органу расследования при производстве выемки точно известно место нахождения предметов и документов, подлежащих изъятию, поэтому поиск при выполнении данного следственного действия не предполагается и не планируется. Следовательно, выемка не может перейти в обыск. Обнаружив искомые предметы, сотрудники правоохранительных органов обязаны следственное действие завершить.

В случае когда сотрудники правоохранительных органов считают, что на территории организации находятся документы или предметы, имеющие значение для уголовного дела, они проводят обыск. Если в ходе обыска находят то, что искали, то осуществляется изъятие предметов и документов.

Как обыск, так и выемка проводятся в присутствии понятых1. Частью 11 ст. 182 УПК РФ предусматривается, что при производстве обыска и выемки вправе присутствовать защитник (адвокат).

В ходе рассматриваемых следственных действий или непосредственно после их окончания в соответствии с нормами УПК РФ составляется протокол2.

При осуществлении в офисе организации следственных действий в форме обыска или выемки следует обратить внимание на ряд деталей, которые позволят минимизировать потери.

Во-первых, в соответствии с требованиями ч. 5 ст. 182 УПК РФ следователь до начала обыска обязан предложить добровольно выдать подлежащие изъятию документы и материалы, которые могут иметь значение для уголовного дела. Частью 5 ст. 183 УПК РФ предусматривается, что аналогично следователь должен поступить и при производстве выемки. Если объявленные предметы, документы и ценности будут выданы добровольно и нет оснований опасаться их сокрытия, то следователь вправе не делать обыск. Соответственно при добровольной выдаче объявленных предметов, документов и ценностей отпадает необходимость в проведении следственных действий, мягко говоря, в их активной форме. Основаниями для таких действий сотрудников правоохра-
нительных органов являются нормативные предписания ч. 6 ст. 182 УПК РФ, предусматривающие, что «при производстве обыска могут вскрываться любые помещения, если владелец отказывается добровольно их открыть», ч. 8 этой же статьи, в соответствии с которой «следователь вправе запретить ли-
цам, присутствующим в месте, где производится обыск, покидать его, а также общаться друг с другом или иными лицами до окончания обыска», и нормы ч. 5 ст. 183 УПК РФ, предусматривающей, что в случае отказа выдать предметы и документы, подлежащие изъятию, следователь «производит выемку принудительно».

Во-вторых, при проведении как обыска, так и выемки законодательно предусмотрена возможность сохранить документы и материалы, хранящиеся на электронных носителях информации3. Полагая, что отсутствует необходимость дословно приводить текст соответствующих нормативных предписаний, тем не менее замечу, что в любом случае весьма целесообразно использовать эту предоставленную возможность. Для реализации такой возможности в офисе организации следует иметь резервные электронные носители информации.

В-третьих, самое пристальное внимание надлежит обращать на протокол, который, как отмечалось ранее, составляется в ходе рассматриваемых следственных действий или непосредственно после их окончания. Порядок составления протокола обыска (или выемки) и его содержание достаточно детально регламентированы в УПК РФ4. Столь подробная регламентация позволяет, как представляется, не приводить
эти нормативные предписания в настоящем исследовании. Но на одном моменте следует все-таки остановиться и рассмотреть его более подробно. В ч. 13 ст. 182 УПК РФ записано: «Все изымаемые предметы, документы и ценности должны быть перечислены с точным указанием их количества, меры, веса, индивидуальных признаков и по возможности стоимости». Применительно к изымаемым документам нас прежде всего интересуют требования об отражении в протоколе таких показателей, как количество и индивидуальные признаки. С количеством, впрочем, тоже более или менее все ясно. В то же время понятие «индивидуальные признаки документа», как представляется, заслуживает дополнительного внимания. Современное законодательство, к сожалению, не раскрывает содержания этого понятия. Латинское слово individuatio означает выделение единичного из общего. Таким образом, энциклопедические словари рассматривают индивидуальность как неповторимое своеобразие какого-либо явления, как противоположность общему5. Юридическая энциклопедия
трактует индивидуально определенную вещь как вещь, которая отличается конкретными, только ей присущими характеристиками, обозначенными в нормативном порядке6.

Применительно к документам такими нормативно установленными признаками, формирующими индивидуальность документа, являются реквизиты. Сложность с точки зрения уголовно-процессуального законодательства заключается лишь в том, что документ обладает весьма значительным количеством реквизитов. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»7, регламентируя порядок подготовки и оформления официальных документов, предусматривает наличие и использование следующих реквизитов:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслу-
живания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика – ИНН
(код причины постановки на учет – КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и о направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.

Несколько иной, более сокращенный, но также весьма значительный набор реквизитов нормативно установлен в актах, регламентирующих порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в частности в п. 9 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти8 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти9.

Говоря о документах, отражающих финансово-хозяйственную деятельность организации, представляется уместным обратить внимание на то обстоятельство, что для них законодательно определен следующий набор обязательных реквизитов:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц10.

Следовательно, составляя перечень изъятых документов, необходимо для каждого из них указать достаточное количество реквизитов, совокупность которых позволила бы обеспечить индивидуальность каждого конкретного документа. Представляется, что применительно к документам, образую-
щимся в процессе финансово-хозяйственной деятельности организации, необходимо как минимум указывать:

• наименование документа;

• наименование хозяйствующего субъекта, составившего документ;

• дату его составления;

• регистрационный номер документа;

• величину денежного измерения факта хозяйственной жизни, для отражения которого составлен документ.

Иной, более сокращенный подход представляется неприемлемым, поскольку не отражает индивидуальные особенности документа и, следовательно, не в полной мере соответствует требованиям уголовно-процессуального законодательства.

И уж тем более недопустимым является перечисление изымаемых документов папками (скоросшивателями, коробками), даже при условии указания количества находящихся в них документов.

В-четвертых, руководителям организаций следует иметь в виду и то обстоятельство, что существует особый порядок производства обыска (выемки), установленный нормативными предписаниями ст. 29 УПК РФ. Например, в соответствии с п. 7 ч. 2 ст. 29 УПК РФ только суд правомочен принимать решение о проведении выемки предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях. С названной нормой коррелирует норма ч. 4 ст. 183 УПК РФ, согласно которой выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, осуществляется на основании судебного решения. При этом как уголовно-процессуальное законодательство, так и гражданское и банковское законодательство, конкретизирующее понятие «документы, содержащие информацию о вкладах и счетах граждан в банках», связывают необходимость получения судебного решения не с формой, а именно с содержанием соответствующих документов.

И наконец, в-пятых, уголовно-процессуальный закон, как уже отмечалось, предполагает при проведении обыска или выемки возможность наличия защитника (адвоката). Практика деятельности хозяйствующих субъектов свидетельствует о том, что эту возможность необходимо использовать в обязательном порядке, и не только для того, чтобы в последующем расписаться в протоколе обыска (выемки).

Рассматриваемые следственные действия проходят, как правило, в напряженной и даже нервозной обстановке, в которой с обеих сторон возможны ошибки. Именно они – даже незначительные отступления от норм УПК РФ – не должны остаться без внимания присутствующего защитника (адвоката), обладающего специальными знаниями. Все они в последующем должны найти отражение в протоколеследственного действия. Наличие зафиксированных в протоколе отступлений от норм УПК РФ позволит защитнику (адвокату) выстраивать правовые позиции защиты интересов хозяйствующего субъекта с применением нормативных предписаний о возможности признания недопустимыми некоторых доказательств, полученных в ходе проводимых следственных действий, основываясь на нормативных предписаниях ст. 75 УПК РФ.

Изъятие документов в качестве меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении

Законодатель предусматривает возможность изъятия вещей и документов и в качестве меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении. Часть 1 ст. 27.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) содержит положения о том, что меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении применяются в целях пресечения административного правонарушения, установления личности нарушителя, составления протокола об административном правонарушении при невозможности его составления на месте выявления административного правонарушения, обеспечения своевременного и правильного рассмотрения дела об административном правонарушении и исполнения принятого по делу постановления11. Таким образом, изъятие вещей и документов, явившихся орудиями совершения или предметами административного правонарушения, и документов, имеющих значение доказательств по делу об административном правонарушении и обнаруженных на месте совершения административного правонарушения либо при осуществлении личного досмотра, досмотра вещей, находящихся при физическом лице, и досмотре транспортного средства (далее – изъятие вещей и документов), представляет собой принудительную меру обеспечения производства по делам об административных правонарушениях, направленную на сбор вещественных доказательств по данным делам, а также на недопущение продолжения использования орудий совершения или предметов административного правонарушения в противоправных целях.

Изъятие документов имеет целью фиксацию вещественных доказательств административного правонарушения. В этих же целях ч. 4 ст. 27.10 КоАП РФ предусмотрена возможность применения при изъятии документов фото- и киносъемки, а также видеозаписи изымаемых вещественных доказательств.

В соответствии с предписаниями ч. 2 ст. 27.10 КоАП РФ изъятие документов, имеющих значение доказательств по делу об административном правонарушении и обнаруженных при проведении осмотра принадлежащих юридическому лицу территорий, помещений и находящихся у него товаров, транспортных средств и иного имущества, а также соответствующих документов, в присутствии двух понятых осуществляется лицами, указанными в ст. 28.3 КоАП РФ (т. е. должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об административном правонарушении). Специалисты в сфере обеспечения безопасности бизнеса отмечают, что применительно к изъятию документов при проведении осмотра принадлежащих юридическому лицу помещений и территории ссылка в ст. 27.10 КоАП РФ на правомочия лиц, указанных в ст. 27.2 (уполномоченных на осуществление доставления) и 27.3 КоАП РФ (уполномоченных на осуществление административного задержания), практически не имеет правового смысла.

Об изъятии вещей и документов составляется протокол, в котором в том числе делается запись о применении фото и киносъемки, видеозаписи, иных установленных способов фиксации документов. Материалы, полученные при изъятии вещей и документов с применением фото- и киносъемки, видеозаписи, иных установленных способов фиксации вещественных доказательств, прилагаются к соответствующему протоколу. Протокол об изъятии вещей и документов подписывается должностным лицом, его составившим, лицом, у которого изъяты вещи и документы, и понятыми12.

Законодательно установлено, что с изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и передаются лицу, у которого изымаются документы, о чем в протоколе делается соответствующая запись. Частью 5.1 ст. 27.10 КоАП РФ предусмотрено, что в случае, если невозможно изготовить копии или передать их одновременно с изъятием документов, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем в протоколе делается соответствующая запись.

Как и в предыдущем случае, в ч. 6 ст. 27.10 КоАП РФ законодатель отметил необходимость отражения в протоколе изъятия индивидуальных признаков документа. В частности, закреплено, что в протоколе об изъятии вещей и документов указываются сведения о виде и реквизитах изъятых документов (о роли реквизитов документов для их идентификации уже говорилось).

В случае необходимости изъятые вещи и документы упаковываются и опечатываются на месте изъятия. Изъятые вещи и документы до рассмотрения дела об административном правонарушении хранятся в местах, определяемых лицом, осуществившим изъятие вещей и документов, в порядке, установленном соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

(Продолжение следует)

1 Части 1 и 2 ст. 170, ч. 10 ст. 182 УПК РФ.
2 Часть 12 ст. 182, ст. 166 и 167 УПК РФ.
3 Часть 9.1 ст. 182 и ч. 3.1 ст. 183 УПК РФ.
4 Части 9.1, 12–15 ст. 182, ч. 3.1 ст. 183, ст. 166 и 167 УПК РФ.
5 См., например: Большой энциклопедический словарь. – М.: Большая российская энциклопедия, 2004. – С. 446.
6 См.: Российская юридическая энциклопедия. – М.: Инфра-М, 1999. – С. 373.
7 Введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
8 Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477.
9 Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76.
10 Часть 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
11 Часть 1 ст. 27.1 КоАП РФ.
12 Части 5, 7 и 8 ст. 27.10 КоАП РФ.