Заказать счет на подписку у менеджера
Поделитесь с друзьями:

"Эффективная инвентаризация. Подходы и принципы"

С полными текстами всех статей вы можете ознакомиться на страницах журнала

АНДРЕЙ БЕСПАЛЬКО,

к.э.н., генеральный директор ООО «Центр проблем контроля и безопасности»


 

ы посмотрим на инвента-
ризацию не с точки зре-
ния бухгалтерии, а с точки 
зрения обеспечения экономической 
безопасности. С одной стороны, ин-
вентаризация является средством обе-
спечения экономической безопасности 
организации, помогая выявить недо-
стачи и возместить нанесенный ущерб. 
С другой стороны, инвентаризация 
как процесс сама испытывает различ-
ные угрозы. Наконец, инвентаризация 
сама может стать угрозой организации, 
если посредством недобросовестной 
инвентаризации руководители или

Мы посмотрим на инвентаризацию не с точки зрения бухгалтерии, а с точки зрения обеспечения экономической безопасности. С одной стороны, инвентаризация является средством обеспечения экономической безопасности организации, помогая выявить недостачи и возместить нанесенный ущерб. С другой стороны, инвентаризация как процесс сама испытывает различные угрозы. Наконец, инвентаризация сама может стать угрозой организации, если посредством недобросовестной инвентаризации руководители или собственники организации вводятся в заблуждение. Что нужно знать, понимать, учитывать для проведения эффективной инвентаризации?

Закондательство об инвентаризации

Проведение инвентаризации в нашей стране регламентировано законодательно Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, статьей 11 «Инвентаризация активов и обязательств»:

 •«... Активы и обязательства подлежат инвентаризации.

• При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

• Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами ...».

Что же говорит законодательство РФ о проведении инвентаризации? В Положении о ведении бухгалтерского учета утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 24.12.2010), указано, что в ряде случаев проведение инвентаризации является обязательным, а в остальных случаях порядок инвентаризации определяется руководителем организации.

Сам порядок инвентаризации также регламентирован приказом Минфина Росии от 13 июня 1995 г. № 49, которым утверждены «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», ред. приказа Минфина Росии от 08.11.2010 № 142н. (далее – «Методические указания»). Достаточно хороший и подробный документ, может применяться в том виде, как он есть, а также служить основой для разработки корпоративных документов. Приводить его здесь мы не будем, ограничимся настоятельной рекомендацией изучить его перед инвентаризацией.

Вывод. Проведение инвентаризации регламентировано законодательством. Существуют методические рекомендации по проведению инвентаризации, в том числе учитывающие отраслевую специфику.

Подход теоретический

Смысл проведения инвентаризации. Далее будем для определенности вести речь об инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). При инвентаризации сличают данные бухгалтерского учета с фактическим количеством ТМЦ. Но надо понимать, что на самом деле для каждого вида ТМЦ можно определить как минимум пять количеств: 1) количество, которое должно быть исходя из нормальной деятельности организации, 2) количество, которое числится по учету в бухгалтерии, 3) количество по учету на складе, 4) количество, отраженное в инвентаризационной описи, 5) количество, реально находящееся на складе. При автоматизированном учете количества 2) и 3) могут всегда совпадать. Таким образом, мы получаем в общем случае пять (!) количеств для одного и того же ТМЦ. В идеале количества 1), 2), 3), 4) и 5) должны быть, естественно, равны друг другу, в реальной жизни все пять могут быть разными. Что же мы сравниваем при инвентаризации и какую цель преследуем при ее проведении? Фактически инвентаризационная комиссия дает количество 4), которое сравнивается с количеством 2), которое дает бухгалтерия. В то же время предполагается, что по итогам инвентаризации количество 1) сопоставлено с количеством 5). При этом очевидно, что даже при равенстве количеств 2) и 4) далеко не факт, что равны количества 1) и 5). То есть если инвентаризация показала полное совпадение остатков на складе с данными по учету, то вовсе необязательно, что все в порядке и организации не наносится ущерб. При этом ряд расхождений между количествами 1) – 5) может быть обусловлен противоправной деятельностью отдельных сотрудников и групп сотрудников. Обладая достаточными знаниями и возможностями, они могут получать личную выгоду за счет организации. При этом они могут создать и в течение длительного времени поддерживать ситуацию, при которой количества 2) и 4) равны. На наш взгляд, именно это соображение говорит о целесообразности участия службы безопасности в проведении инвентаризации. Однако не следует понимать это буквально: просто включение сотрудника службы безопасности в состав инвентаризационной комиссии проблему не решит.

Далее мы рассмотрим вопросы соответствий вышеуказанных количеств ТМЦ друг другу и приведем некоторые причины, которые могут вызвать несоответствия. Соответствие количеств 4) и 5). Есть несколько вариантов, при которых количество имущества, реально находящегося на складе 5), не будет соответствовать количеству в инвентаризационной описи 4).

Для инвентаризационной комиссии не создано надлежащих условий, т. е. инвентаризация проведена «на бумаге» в силу отсутствия возможностей для ее проведения. Пример. Иногда приходится идти на здравый компромисс. При инвентаризации силового электрического кабеля у инвентаризационной комиссии не было возможности точно измерить остатки кабеля на катушках, пришлось оценивать «на глазок».

Инвентаризационная комиссия или отдельные ее члены нарушили порядок проведения инвентаризации, отнеслись к своим обязанностям небрежно либо не обладают должной квалификацией. Пример. При проведении инвентаризации комиссия считала товар упаковками. При вскрытии упаковок впоследствии была выявлена недостача товара внутри упаковок. Еще пример. При проведении инвентаризации комиссия изъяла ключ от склада у кладовщика и выявила недостачу. После чего тот заявил, что поскольку комиссия имела доступ на склад без него, то могла сделать с ТМЦ на складе все что угодно, и он не несет никакой ответственности за складские остатки вообще и недостачу в частности. Конфликтная ситуация, что делать, непонятно. И еще типичный пример: пересортица, неспециалист может не заметить разницу, в итоге более дешевое ТМЦ будет выдано за более дорогое.

Инвентаризационная комиссия или отдельные ее члены вступили в сговор с материально ответственными лицами (МОЛ). Пример. Для ускорения процесса члены комиссии решили разбить склад на участки и каждый будет обследовать свой участок. В итоге друг проверяемого (или сообщник), оказавшийся на «нужном» участке, помог скрыть недостачу.

Количество имущества заранее временно увеличено за счет стороннего имущества (личного, с другого склада, от третьих лиц). Пример. В строительной компании инвентаризация проводилась поочередно по объектам. Прорабы разных объектов «перебрасывали» с объекта на объект инструменты, оборудование и стройматериалы, чтобы скрыть их недостачу.

Количество имущества заранее временно уменьшено за счет вывоза имущества (лично себе, на другой склад, третьим лицам).

Три первых варианта можно прогнозировать, исходя из приказа об инвентаризации. Два последних варианта реализуются, как правило, непосредственно перед инвентаризацией, могут быть выявлены путем контроля и анализа перемещения ТМЦ в период непосредственно перед инвентаризацией.

Соответствие количеств 3) и 4). Как правило, любое материально ответственное лицо (МОЛ) ведет учет вверенных ему ТМЦ достаточно аккуратно. Несоответствие количеств ТМЦ по складскому учету 3) и выявленного комиссией 4) может быть вызвано следующими факторами: небрежность МОЛ, ошибки при учете или отгрузке/получении ТМЦ.

Недобросовестность МОЛ, при которой недостаток либо излишек ТМЦ обусловлены получением личной выгоды МОЛ. Пример. В производственном цеху при инвентаризации был выявлен излишек сырья. Как оказалось, группа лиц организовала ночную смену и на производственных мощностях освоила выпуск продукции из завозимого сырья. Сырье не успели вывезти перед инвентаризацией. Примеры, когда кладовщики отгружают меньшее количество ТМЦ, чем следует по документам, при отгрузке со склада и накапливают излишки ТМЦ на складе, многочисленны и характерны.

Возможные хищения ТМЦ, о которых МОЛ не знает. Пример. Вновь прибывший кладовщик получает ключи от склада, проводит инвентаризацию при приемке склада и начинает добросовестно трудиться. Однако дубликаты ключей есть еще у кого-то со времен предшественника нашего кладовщика. И потихоньку, незаметно товары из дальних ящиков в нерабочее время уходят со склада. А кладовщик об этом узнает нескоро. При инвентаризации, ну или раньше, если дело дойдет до вскрытия дальних ящиков.

Несоответствие выявляется при проведении инвентаризации.

Соответствие количеств 2) и 3). Вопрос из чисто бухгалтерской сферы, решается проведением периодических сверок учетов в бухгалтерии, т. е. количества 2) и на складе, т. е. количества 3). Более современный способ решения вопроса – автоматизация бизнес-процессов, в частности учета, при которой складской учет является частью бухгалтерского и соответствие обеспечено автоматически. Несоответствие учетов может быть обусловлено причинами:

• Проведение документов в одном учете и непроведение в другом.

• Проведение различных версий одного и того же документа (с подчистками, исправлениями, пр.) поразному в учетах.

• Проведение фиктивных документов в одном из учетов. Пример. Кладовщик, желая скрыть недостачу вентаризации. Бухгалтерия не озаботилась проверкой этой отгрузки.

Соответствие количеств 1) и 2). Несоответствие количества ТМЦ 1), которое должно быть в наличии исходя из нормальной деятельности организации, и количества 2) в бухгалтерском учете, может быть вызвано следующими причинами:

• Бухгалтерские ошибки разного рода.

• Непроведение в бухгалтерском учете документов, отражающих реальную деятельность организации. Пример. При проведении инвентаризации было выявлено отсутствие экскаватора в автотранспортном подразделении. Выяснилось, что он был реально продан пару лет назад, с бухгалтерского учета не снят, а в бухгалтерии лежат копии документов экскаватора. Соответственно, имели место переплата по налогам на имущество и транспортному налогу и производственном предприятии комиссией был составлен акт об уничтожении сырья как утратившего пригодность в силу превышения срока хранения. Акт был передан в бухгалтерию, где и был учтен в соответствии с правилами бухгалтерского учета. На самом деле сырье не было уничтожено, а смешано с пригодным сырьем. Излишек пригодного сырья был подготовлен к передаче арендаторам на территории того же предприятия. О личной выгоде участников комиссии остается только догадываться.

Несоответствия, вызванные двумя первыми причинами, обычно выявляются при проведении различных сверок, внутренних проверок, аудиторских проверок, инвентаризаций. Несоответствия, обусловленные третьей причиной, чаще всего не могут быть выявлены сами по себе. Выявляются не всегда, чаще случайно либо при проведении комплексных мероприятий: например, инвентаризаций и сверок с контрагентами.

Вывод. Контроль реального оборота ТМЦ сложнее, чем простое сравнение данных учета и склада, необходим комплексный подход. Сам по себе факт проведения инвентаризации и даже ее положительные итоги не говорят о том, что в обороте ТМЦ в организации все в порядке. Не все противоправные действия с ТМЦ могут быть выявлены путем инвентаризации. Целесообразно использование дополнительных мероприятий.

Практические принципы

Соблюдение установленного порядка инвентаризации. Стоит ли изобретать велосипед заново? Нет. Он уже изобретен, и очень давно. Его можно только адаптировать под определенные условия: горный, гоночный, городской, детский, и т. д. Точно так же в давно написанных «Методических указаниях» достаточно хорошо и полно описан правильный порядок проведения инвентаризации. Соблюдение порядка проведения инвентаризации, изложенного в «Методических указаниях», – это хороший принцип, следование ему заведомо приведет к правильному результату. Если инвентаризация проводится с отклонениями от указанного порядка, – стоит внимательно проанализировать эти отклонения, понять, к каким последствиям они могут привести, а также чем мотивированы и кем поддерживаются. Это еще один принцип. Очень важно провести все действия, описанные в «Методических указаниях». В противном случае вся работа комиссии может оказаться напрасной. Причин может быть как минимум две. Первая – у недобросовестных сотрудников может появиться возможность «исправить» ситуацию, повлиять на итоги инвентаризации. Вторая – из-за неправильно оформленных документов, отсутствия подписей, нарушения порядка инвентаризации итоги инвентаризации не смогут быть основанием для взыскания недостачи с виновных лиц. Помимо установленного «Методическими указаниями» порядка, существуют еще некоторые полезные соображения. На что же следует обратить внимание при инвентаризации?

Состав комиссии. Руководитель комиссии должен хорошо знать порядок проведения инвентаризации. Возможно проведение инструктажа либо ознакомление с порядком под подпись.
Не факт, что в состав комиссии должны входить руководители и сотрудники проверяемых подразделений организации, а также руководители организации высокого уровня. Они могут оказать ненужное влияние на «рядовых» членов комиссии.
Будет очень неплохо, если кто-либо из членов комиссии будет негласно помогать службе безопасности в контроле соблюдения порядка инвентаризации. Отдельные наблюдения могут дать много информации о фактическом обороте ТМЦ в организации.
Время проведения инвентаризации. Понятно, что для успешного проведения инвентаризации необходимо, чтобы время проведения инвентаризации было удобным для членов комиссии, а продолжительность проведения инвентаризации соответствовала реальному объему работы по инвентаризации. На время проведения инвентаризации члены комиссии не должны иметь высокую нагрузку на основной должности. Прочие условия проведения инвентаризации. Немаловажным в ряде случаев является обеспечение инвентаризационной комиссии транспортом, измерительными средствами.
Исходя из вышесказанного, службе безопасности стоит проанализировать приказ об инвентаризации на предмет обеспечения условий инвентаризации (состав комиссии, время и продолжительность проведения инвентаризации, прочие условия). Результаты анализа могут быть основанием для оценки отношения подписавшего приказ руководителя (и/или лиц, готовивших проект приказа) к инвентаризации.
Начало проведения инвентаризации. Как правило, персонал подразделения, в котором проводится инвентаризация, не ждет от нее ничего хорошего. По опыту, чаще всего атмосфера сдержанно-деловая, отношение в начале инвентаризации немного настороженное. Если атмосфера слишком радушная, комиссию встречают как лучших друзей, долгожданных гостей, есть повод насторожиться. Также должно вызвать настороженность холодное, враждебное отношение к комиссии. Например, кладовщик открывает склад и говорит: «Вот вам склад, действуйте. А где чего лежит, сами разбирайтесь. Мне помогать тут вам некогда, у меня работы по горло. Имейте в виду, с 8-00 до 13-00 отгрузки, и вы здесь работать просто не сможете. А в 16-00 я склад закрываю».
По началу проведения инвентаризации можно судить о том, каково отношение к инвентаризации и предполагать, чем оно может быть обусловлено. В случае сопротивления проведению инвентаризации (явного или скрытого), службе безопасности следует принять надлежащие меры по обеспечению условий проведения инвентаризации. Проведение инвентаризации и оформление итогов инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации и оформления итогов достаточно хорошо описан в «Методических указаниях», о которых мы упомянули в начале статьи, и ничуть не устарел с тех пор. Формы соответствующих документов приложены к «Методическим указаниям». Любые отклонения от указанного порядка могут повлечь за собой нежелательные результаты (невыявление недостачи, излишков, отсутствие необходимых подписей, документов). Поэтому необходимо следить, чтобы указанный порядок был соблюден в точности. Если в силу каких-либо причин порядок проведения инвентаризации изменяется, то необходимо проанализировать изменения, как мы уже указывали выше.
Комплексный подход. Как мы уже указывали, проведение одной только лишь инвентаризации может и не выявить существующие нарушения. Необходим ряд сопутствующих мероприятий. В частности, сверка расчетов с контрагентами и некоторые другие. О них наверняка знают опытные бухгалтеры и аудиторы, описывать их здесь смысла нет.
Контрольная проверка. По окончании инвентаризации может проводиться контрольная проверка правильности проведения инвентаризации. Однако нет необходимости обязательно проводить контрольные проверки по всем инвентаризациям. Достаточно проводить контрольную проверку в наиболее важных складах, а также там, где проведение инвентаризации вызывает определенные сомнения. Сам факт проведения контрольных проверок заставит членов комиссий более ответственно относиться к инвентаризации. К проведению контрольной проверки целесообразно привлекать сотрудников службы безопасности.
Выводы. При проведении инвентаризации следует руководствоваться хорошо известными принципами. Принцип законности: необходимо следовать установленным «Методическим указаниям». Все отклонения, если таковые имеют место, фиксировать и анализировать. Принцип здравого смысла должен соблюдаться при обеспечении условий проведения и контроля инвентаризации. Принцип комплексного подхода: инвентаризация сопровождается дополнительными сверками и проверками, иными мероприятиями. Принципы контроля и разумной достаточности: целесообразно проводить контрольные проверки с привлечением квалифицированного сотрудника службы безопасности, в наиболее важных складах и там, где проведение инвентаризации вызывает сомнения.
Дополнительная информация для размышления
Пара бухгалтерских трюков с ТМЦ. «Виртуальный склад». Часто в целях удобства бухгалтеры в программах учета заводят «виртуальный склад», т. е. склад, которого нет в природе в принципе, но через который проходят какие-либо ТМЦ. Пример. При проведении целевой аудиторской проверки в одной организации было установлено, что инвентаризации по складам проводились регулярно, отклонений (недостач или излишков) не было. Однако аудиторы выяснили, что один из складов в учете был «виртуальным», т. е. заведен для удобства (единообразия) операций с ТМЦ. Но на «виртуальном складе», через который ТМЦ проходят транзитом, не может быть остатков! А на том складе остатки были. Остатки ТМЦ на «виртуальном складе» – это на самом деле их недостача в реальности. Таким образом, проводимые по реальным складам инвентаризации показывали полное соответствие складских остатков ТМЦ остаткам по этим ТМЦ в бухгалтерском учете. Тем не менее реальная недостача была и отражалась в учете вполне пристойно – как ТМЦ на «виртуальном складе».
«Техническая компания». Достаточно часто в состав контрагентов организации вводится так называемая «техническая компания». Это юридическое лицо, как правило, «белая» или «серая» «помойка», с которой организация проводит определенные сделки, денежные расчеты, отгрузки ТМЦ. Делается это в различных целях, например, для налоговой оптимизации, для сделок с сомнительными контрагентами. Такая организация считается своей, и сделки с ней считаются обусловленными упомянутыми выше целями, сальдо расчетов с ней считается искусственным. Тем не менее, если на такую организацию будут «отгружены» ТМЦ, они исчезнут из реального учета. Недостача на каком-либо из складов может быть закрыта отгрузкой недостающего ТМЦ на «техническую компанию». Инвентаризация в самой организации не выявит недостачи.
Трюк со слухами. Как известно, внутри организаций слухи расходятся довольно быстро. Пример. Перед проведением инвентаризации в одной из организаций разошелся слух. Дескать, руководство решило проверить, насколько добросовестно проводятся инвентаризации. И кое-где якобы специально организовало недостачу. Теперь руководство ждет, выявят сотрудники недостачу при инвентаризации или нет. Понятно, что инвентаризацию провели более чем тщательно. Однако до сих пор не известно, имел ли этот слух под собой реальную почву или нет.
Наверное, эта статья ставит больше вопросов, чем дает ответов. Так и должно быть. Инвентаризация ТМЦ – сложная тема, соприкасающаяся с бухгалтерским учетом, аудитом, складским делом, производством.  это на самом деле их недостача в реальности. Таким образом, проводимые по реальным складам инвентаризации показывали полное соответствие складских остатков ТМЦ остаткам по этим ТМЦ в бухгалтерском учете. Тем не менее реальная недостача была и отражалась в учете вполне пристойно
«





Все статьи

Журнал

В следующем номере

  • Договор условного депонирования в гражданском обороте
  • Использование возможностей информационно-аналитических систем   для опровержения обвинений в необоснованной налоговой выгоде (часть 6)
  • Читать полностью

Контакты

Прямая линия рекламной службы:
+7 (499) 267-40-10, доб. 206
e-mail: reklama@s-director.ru

Отдел подписки:
+7 (499) 267-40-10
e-mail: podpiska@s-director.ru

Редакция: +7 (499) 267-40-10
e-mail: info@s-director.ru

Поделитесь с друзьями:

Недостаточно средств

Пополнить счет

Если Вы является подписчиком годовой электронной копии журнала, то Вам не нужно покупать статьи в журналах подписного периода.
Доступ к ним осуществляется в Личном кабинете в разделе «Электронные копии статей».
Логин или E-mail
Пароль (Забыли пароль?)
Запомнить
Если Вы ещё не зарегистрированы в системе, Вам необходимо зарегистрироваться
Введите e-Mail:
Sun, 16 Dec 2018 06:15:10


Дополнительные АКЦИИ, БОНУСЫ, ПРЕИМУЩЕСТВА!