"Финансовая служба и экономическая безопасность предприятия"

АНДРЕЙ БЕСПАЛЬКО, генеральный директор ООО «Центр проблем контроля и безопасности»

Можно считать, что финансовая служба в силу обычно осуществляемых ею функций фактически задействована в обеспечении экономической безопасности компании. Среди этих функций стоит особо выделить следующие: обеспечение учета и контроля движения денежных средств, иных товарно-материальных ценностей, а также текущего контроля доходов и расходов, проведение инвентаризаций, сверок расчетов с дебиторами и кредиторами. Контроль за качеством исполнения этих функций может быть возложен на службу внутреннего контроля или внутреннего аудита, а также на контрольные органы организации, созданные в соответствии с действующим законодательством. Внешний аудитор также может давать оценку качества работы финансовой службы. Как правило, сотрудники этих служб, а также внешние аудиторы обладают достаточной квалификацией, чтобы выполнить такую работу на должном уровне. Казалось бы, для вмешательства службы безопасности организации в эти вопросы нет никакой необходимости. Однако есть один важный момент, который может быть для нее всетаки интересен. Дело в том, что те, кто осуществляет контроль за деятельностью финансовой службы, в силу специфики вопроса почти всегда имеют возможность манипулировать полученными результатами, а также оказывать определенное влияние на деятельность этой службы.

Может сложиться ситуация, когда финансовая служба исполняет свои обязанности не на надлежащем уровне даже при организации контроля за ее деятельностью, что представляет угрозу для экономической безопасности организации. И здесь следует обратить особое внимание на то, кому фактически подчиняются контролирующие лица или службы. Встречаются ситуции, когда контролирующие лица входят в состав финансовой службы, подчиняются начальнику финансовой службы (заместителю директора по экономике и финансам, финансовому директору, вице-президенту по экономике и финансам др.). В таких случаях речь идет уже не об относительно независимом контроле, а о самоконтроле финансовой службы. При этом создатся определенная почва для злоупо треблений внутри финансовой службы, и из элемента обеспечения экономической безопасности организации она сама может (хотя совсем необязательно) превратиться в источник угрозы. Таким образом, для успешного использования финансовой службы в качестве элемента обеспечения эконо- мической безопасности организации должны быть созданы определенные условия. Финансовая служба как источник информации для службы безопасности Обычно большинство данных, с которыми работает финансовая служба, имеются в корпоративных информационных систмах, программах учета, программах документооборота, иных базах и доступны работникам других служб. Однако следует помнить, что у финансовой службы скапливается много информации, которая никак не отражается в упомянутых системах и программах, но может иметь ценность для службы безопасности организации. О чем идет речь?

Приведем пример. Не секрет, что существует практика «откатов», когда сотрудники организации обеспечивают контрагентам особые условия и получают от них благодарность. Рассмотрим два этапа, в которые можно выявлять «откатные» явления без больших дополнительных усилий. На первом этапе, когда появляется контрагент и происходит заключение с ним договора, целесообразно задокументировать, кем из работников и каким путем устанавливается контакт с контрагентом. Можно внести соответствующие графы в лист согласования договора либо получать эту информацию от представителей юридической или финансовой службы. Наличие подобной графы может оказать некоторое сдерживающее действие на работников организации. Информация от юридической или финансовой службы о том, кто «активничал» при заключении договора, позволит проверить достоверность сведений, внесенных в лист согласования, и, возможно, сразу взять объект «на карандаш».

Второй этап – это работа по договору. Бывает, что сотрудник, практикующий «отка- ты», не проявляет осторожность или утрачивает ее ввиду безнаказанности и начинает «хлопотать» внутри своей организации об «откатном» контрагенте. Он может обращаться в финансовую службу с целью узнать, оплатили ли определенному контрагенту счет или когда он будет оплачен, а также с просьбой об ускорении или приостановке (в случае возможности) оплаты счета. Если такие обращения не входят в круг должностных обязанностей сотрудника либо становятся в отношении одного из контрагентов излишне частыми, настойчивыми, странными, то эта информация может стать для службы безопасности основой для размышлений и дальнейших действий. Как уже было отмечено, на финансовую службу в целом и отдельных ее сотрудников может оказываться давление как извне, так и изнутри организации, причем последнее случается гораздо чаще. Внутри организации это могут быть внешне вполне правомерные приказы, распоряжения, инструкции, устные указания.

Также в отдельных случаях угрозы могут прикрываться личностными взаимоотношениями. Вот ти пичный вариант: излишне строгий начальник, не дающий спуску своим подчиненным, придирается ко всяким мелочам, кричит по поводу и без повода на своих сотрудников. Подобное поведение, как правило, является источником угрозы для экономической безопасности всей организации, даже если это позволяет себе финансовый или генеральный директор. Поэтому информация о подобных действиях в отношении финансовой службы должна быть «тревожным сигналом» для службы безопасности компании. Исходя из сказанного, а также из иных соображений, не вошедших в данную статью, можно сделать вывод о том, что взаимодействие с финансовой службой может повысить эффективность деятельности службы безопасности.

ИСХОДЯ ИЗ ВЫШЕСКАЗАННОГО, А ТАКЖЕ ИЗ ИНЫХ СООБРАЖЕНИЙ, НЕ ВОШЕДШИХ В ДАННУЮ СТАТЬЮ, МОЖНО СДЕЛАТЬ ВЫВОД О ТОМ, ЧТО ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБОЙ МОЖЕТ ПОВЫСИТЬ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ ПЛАН ТАКОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ МОЖЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ СЛЕДУЮ ЩИМ ОБРАЗОМ:

1. Определение основных угроз экономической безопасности организации.

2. Разработка системы по- казателей основных угроз.

3. Установление каналов получения информации по показателям основ- ных угроз от финансовой службы.

4. Разработка системы ме- роприятий реагирования на изменения показателей. Под системой показателей мы в данном случае понимаем набор определенных данных и правил их обработки. Специфика работы финансового отдела требует привлечения опытных сторонних специалистов финансовой сферы (аудиторов, экономистов, бухгалтеров и др.) для разработки системы показателей.

ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПО ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЕ МОЖЕТ ВКЛЮЧАТЬ В СЕБЯ НЕСКОЛЬКО ГРУПП. ГРУППА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ:
подчиненность (лояльность) ключевых сотрудников финансовой службы; подчиненность (лояльность) лиц, контролирую щих деятельность финансовой службы; степень обеспеченности финансовой службы персоналом; факты (попытки) изменения организационной структуры финансовой службы.

ГРУППА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ:
функциональная подчиненность сотрудников финансовой службы; формализация бизнес-процессов, наличие должностных инструкций, регламентов; факты (попытки) изменения, нарушения бизнес-процессов.

ГРУППА ФАКТИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ:
факты (попытки) вовлечения сотрудников финан- совой службы в сомнительные действия; факты (попытки) намеренной, целенаправленной компрометации сотрудников финансовой службы; факты (попытки) давления в целях сокрытия хище ний ТМЦ, денежных средств; факты (попытки) давления в целях искажения результатов финансово-хозяйственной деятельности организации; факты (попытки) использования финансовой службы как источника информации.

ГРУППЫ КОСВЕННЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ:
исключение финансовой службы из ряда бизнес-процессов; сокращение численного состава работников финансовой службы и создание таких условий, когда они ежедневно перегружены работой; усложнение либо чрезмерное упрощение документооборота; излишнее усложнение либо чрезмерное упрощение системы учета в организации; наделение финансовой службы несвойственными ей функциями; использование фактора времени для оказания давления на финансовую службу; поведение сотрудников, особенно руководителей, выходящее за рамки общепринятой деловой этики.

ГРУППА СПЕЦИАЛЬНЫХ (ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ДЛЯ КАЖДОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ПОКАЗАТЕЛЕЙ, НАПРИМЕР:
постоянная пересортица товара, выявляемая при инвентаризациях; чрезмерно частые обращения менеджера по закупкам к информации об оплатах отдельному по ставщику.