"Комплексное снижение хищений в компании"

СЕРГЕЙ МАТВЕЕВ, руководитель управления по оптимизации коммерческих рисков Группы компаний «Связной»

Главными условиями результативности такой программы являются комплексность и всеобъемлющий охват всех бизнес-процессов компании. Прежде чем начать разработку и внедрение подобной программы, необходимо заручиться поддержкой акционеров, которые должны одобрить решение о ее создании и формировании команды по ее реализации.

Остановимся подробнее на структуре и характеристиках программы:

1. Цели: предотвращение и профилактика хищений и злоупотреблений; снижение размера ущерба в результате осуществления мероприятий по предотвращению хищений актива.

2. Задачи: повышение уровня корпоративной культуры сотрудников; формирование атмосферы честности и неприятия хищений в компании; повышение качества общих контрольных процедур; разработка и внедрение специфических видов контроля, направленных на повышение эффективности процедур вы явления и расследования хищений.

3. Основные участники: служба безопасности (СБ); дирекция по управлению персоналом; управление коммуникациями; финансовая дирекция; дирекция внутреннего аудита; управление информационных технологий; дирекция по правовым вопросам; менеджмент компании.

4. Принципы построения программы: Комплексность подхода к борьбе с хищениями – залог успешности. Она подразумевает проведение комплекса мероприятий по предотвращению, выявлению, расследованию хищений и минимизации негативных последствий подобной преступной деятельности, в том числе меры по возмещению ущерба лицами, совершившими кражу.

Экономическая целесообразность программы означает, что разрабатывается она с учетом того, что затраты на ее реализацию не будут превышать экономический эффект от ее применения. Этот момент очень важен. Подсчет возможных затрат и оценка результативности программы – довольно трудоемкое занятие, требующее значительных ресурсов. Поэтому возникает соблазн сделать все «на глазок». Однако при таком подходе ожидаемое и достигнутое могут значительно отличаться. Участие всех сотрудников компании в процессе предотвращения хищений позволит добиться реальных результатов. Важно, чтобы в мероприятиях по снижению хищений были задействованы не только «заинтересованные» службы, но и сотрудники других подразделений всех уровней (в том числе ТОП-менеджмент). Каждому работнику должна быть определена своя функция в деле реализации программы. Все функции должны быть подробно расписаны и четко определены. Особо важно привлечь к сотрудничеству сотрудников коммерческих (прибыльных) подразделений. Согласованность действий участников – важнейшая составляющая программы. Вся деятельность по борьбе с хищениями должна осуществляться на основе четко выстроенного взаимодействия подразделений компании. Все проводимые мероприятия должны быть объединены между собой целями, задачами, методами и средствами. Для достижения согласованности на стадии разработки и внедрения программы необходимо составить четкий план действий, обозначить задачи и сроки их исполнения, а на стадии текущей работы в рамках программы согласованности можно добиться, действуя в соответствии с заранее определенными правилами взаимодействия между подразделениями компании. Осведомленность сотрудников компании в вопросах борьбы с хищениями полезна с точки зрения повышения дисциплины и правовой грамотности в коллективе. Про- грамма должна предусматривать информирование работников как о самой деятельности по борьбе с хищениями, так и о ее результатах. Это важно потому, что сотрудникам следует знать о существовании общей идеи – неприемлемости хищений в компании, о тех принципах, на которых базируется эта идея, и о мероприятиях, направленных на ее осуществление. Все сотрудники компании должны осознавать меру своей ответственности за нарушение как общих правил программы, так и норм законодательства Российской Федерации. Неотвратимость наказания лиц, совершивших хищение, крайне важна для профилактики подобных правонарушений. Закон не может быть избирателен по отношению к тем, кто нарушает нормы законодательства Российской Федерации, поэтому совершивший хищение в компании обязательно должен понести наказание. Если же неотвратимость будет избирательна, можно получить обратную реакцию – увеличение количества хищений, поскольку логика право- нарушителей будет проста: если кого-то наказывают, а кого-то нет, следовательно, можно договориться либо избежать наказания вообще.

РАССМОТРИМ КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ПРОГРАММЫ ПРИМЕНИТЕЛЬНО К ОСНОВНЫМ УЧАСТНИКАМ И ОСУ- ЩЕСТВЛЯЕМЫМ ИМИ ФУНКЦИЯМ:

1. Служба безопасности: составление «библиотеки хищений» (типовые способы хищений, выявленные в компании ранее и возможные в будущем). Как правило, «библиотека хищений» представляет собой перечень видов и способов хищений в компании и их описание, а также включает перечисление мероприятий, направленных на нейтрализацию каждого вида (способа) хищения; проведение совместно с Департаментом внутреннего аудита (ДВА) оценки и оптимизации существующей системы контроля и мер по снижению рисков (на базе разработанной «библиотеки хищений»); разработка и утверж- дение специальных организационно-руководящих документов, направленных на снижение рисков хищений (инструкция по безопасности, порядок работы с сообщениями «горячей линии», положение о мотивации лиц, информирующих о хищениях, правила по обмену информацией между подразделениями и т. д.); проверка данных соискателей при приеме на работу, собеседование с отдельными группами лиц при приеме на работу, перемещению по карьерной лестнице вверх либо выборочно в процессе работы по необходимости; проверка и согласование контрагентов компании; оснащение объектов компании инженерно-техническими средствами охраны и специального контроля (видеонаблюдение, СКУД, сигнализации); проведение внутренних служебных проверок по фактам хищений на основании утвержденного регла- мента (служебные проверки, передача материалов в ОВД, возмещение ущерба); внедрение каналов «горячей линии» (почта, голосовые и СМС-сообщения), обучение специалистов «горячей линии»; мотивация и защита сотрудников компании, информирующих о хищениях (анонимность, премирование, кадровая защита); информирование сотрудников о результатах расследований (корпоративные ресурсы, рассылки, тематические встречи с сотрудниками, наглядная агитация). Это очень важный аспект работы по программе, позволяющий решить следующие задачи:

– продемонстрировать сотрудникам конкретные результаты реализации программы;

– предупредить совершение подобных преступлений в будущем; обучение сотрудников способам профилактики хищений (ознакомление с мерами безопасности и способами профилактики хищений, подготовка методических инструкций и наглядной агитации по мерам безопасности, демонстрация видеоподборки о способах хищений и мерах борьбы с ними); общая оценка деятельности программы, разработка системы санкций за нарушение правил программы.

2. Дирекция по управлению персоналом: разработка и использова- ние специальных методов тестирования отдельных групп лиц, например тех, которые попадают в кате- горию «рисковых сотрудников»: продавцов, кассиров, кладовщиков, служащих, занимающихся закупками, и других работников, имеющих отношение к ТМЦ и денежным средствам; разработка системы мотивации менеджеров компании, а также показателей KPI (эффективности борьбы с хищениями); разработка и внедрение кодекса этики в компании; использование в системе обучения персонала наглядной агитации по предупреждению хищений, разъяснение политики компании в отношении подобных преступле- ний и пропаганда честной модели поведения; увольнение сотрудников по негативным основаниям в случае совершения ими хищения.

Довольно действенной мерой профилактики является увольнение сотрудника по п. 7 ст. 81 Трудового кодекса РФ, т. е. по утрате доверия. Для того чтобы эта процедура прошла гладко и в дальнейшем не возникало проблем с трудовой инспек цией и судом, необходимо соблюсти довольно простые правила: – в случае обнаружения факта хищения провести качественную служебную проверку в соответствии с законодательства РФ; – в рамках служебной про- верки взять объяснения по факту хищения у всех лиц, имеющих отношение к процессу, в рамках которого было совершено хищение; – если есть подозрение в отношении сотрудника, необходимо собрать все документальные доказательства (например: первичная бухгалтерская документация, иная финансовая докумен- тация либо документация иного рода, в которой фик- сируются данные), подтверждающие его неправомерные действия; – взять подробное объяс- нение у подозреваемого сотрудника по факту совершенного хищения и наличия у вас документального подтверждения его неправомерных действий; – обратиться в органы внутренних дел с заявлением по факту хищения; – если в ходе служебной проверки установлена вина сотрудника (документально или получено признательное объяснение), необходимо составить акт служебной проверки и передать его в отдел кадров для увольнения сотрудника по п. 7 ст. 81 ТК РФ; проведение тренингов по разъяснению содержания программы для сотрудников и кандидатов при приеме на работу.

3. Управление коммуникациями: формирование атмосфе- ры честности и неприятия хищений (публичная демон- страция руководством компании нетерпимого отношения к хищениям, пропаганда честной модели поведения и неотвратимости наказания лиц, совершивших подобное правонарушение); публикации тематических материалов в корпоративных источниках (интернет-ресурс, корпоративная газета).

4. Финансовая дирекция: создание достоверной и легко обрабатываемой системы учета материальных ценностей; организация качественно- го и прозрачного бухгалтерского документооборота.

5. Управление ИТ: техническая поддержка всех процессов программы.

6. Дирекция по правовым вопросам: повышение уровня правосознания у сотрудников компании; разработка и внедрение программы по взысканию ущерба с лиц, совершив ших хищения, в судебных органах; создание и внедрение программы по работе с дебиторской задолженностью, исполнительными листами в компании; представление интере- сов компании в судебных инстанциях. 

8. Дирекция внутреннего аудита: оценка и оптимизация существующей системы контроля и мер по снижению рисков (на основании «библиотеки хищений»); составление карты основных рисков компании и их описание. Внутренний аудит на данном этапе описывает все существующие в организации риски для настройки системы контроля и корректного выстраива ния бизнес-процессов. Если «библиотека хищений» – это ретроспективная деятель- ность, то работа с рисками в рамках карты – это прогнозирование; участие в разработке системы мотивации менед- жеров компании по показа- телю эффективности борьбы с хищениями; систематические проверки сохранности ТМЦ и денежных средств (меропри- ятия контрольно-ревизион ной деятельности по инвентаризациям, использование «тайных покупателей»); организация и внедрение политики тендерных процедур в компании; разработка и внедрение процедур выявления признаков хищений в компании и передачи данной информации для проверки в СБ; участие в разработке кодекса этики.

9. Менеджмент компании: демонстрация руководством компании нетерпимо го отношения к хищениям, пропаганда честности и неотвратимости наказания лиц, совершивших хищение (оповещение коллектива об увольнении сотрудников по негативным основаниям, рассылка информации о выявлении лиц, совершающих мелкие хищения или злоупотребления, а также сведений о имеющихсяположительных фактах, свя- занных с профилактикой и предупреждением хищений); мотивация сотрудников компании, принимающих активное участие в реализации программы и занимающихся профилактикой хищений (материальное стимулирование, кадровая поддержка); разработка и внедрение программы оценки проек- тов, реализуемых в компа- нии, со стороны СБ и ДВА, в части возможности совершения хищений; создание в коллекти- ве лояльного отношения к компании, пропаганда бережного отношения к ее имуществу и др.; утверждение программы, ее бюджета, плана-графика; координация программы и оценка ее в действии. Основные внутренние документы, регламенти- рующие деятельность по борьбе с хищениями: программа по борьбе с хищениями; структура компании (ответственные участники программы); план мероприятий по реализации программы (ежегодный пересмотр); детализированный план- график; бюджет; методическая инструкция по безопасности; положение о проведении внутренних проверок; правила информационного взаимодействия подразделений компании; положение о мотивации и кадровой защите сотрудников компании, активно участвующих в программе; положение о проведении инвентаризаций; положение о конкурсном отборе поставщиков и проведении тендеров; регламент проверки пер- сонала и контрагентов; положение об организационном обеспечении программы (полномочия должностных лиц, определение необходимых ресурсов, назначение лиц, ответственных за реализацию программы в целом и выстраивание отношений между подразде- лениями); кодекс деловой этики и поведения сотрудника компании; иные документы, описывающие процессы по предотвращению хищений в компании.

Итоги реализации программы

В результате реализации программы можно спрогнозировать следующие эффекты:

1. Снижение рисков хищений в компании и размера ущерба от хищений и злоупотреблений.

2. Создание эффективной системы профилактики правонарушений.

3. Повышение качества внутреннего микроклимата в компании: формирование непримиримого отношения в тру- довых коллективах к фактам хищения; создание условий для предотвращения возникновения конфликтов интересов (личных и компании, связанных с принятием подарков, сотрудничеством с конкурентами и т. д.); осознание каждым со- трудников принципа неотвратимости наказания.

4. Повышение эффективности выявления и расследова- ния случаев хищений: внедрение механизмов внутреннего контроля, препятствующих совершению хищений и позволяющих своевременно выявлять признаки как готовящихся правонарушений, так и уже совершенных и лиц, причастных к этому; возмещение ущерба, причиненного в результате хищения; экономия средств компании за счет реализации комплекса мероприятий по борьбе с хищениями.

5. Повышения уровня корпоративной культуры, формирование атмосферы честности и неприятия хищений в компании: увеличение числа сотрудников компании, информиованных о реализации программы и ее результатах; повышение уровня доверия к программе и ее целям; рост активности руководства компании и высшего менеджмента в реализации мероприятий по борьбе с хищениями; четкое понимание каждым сотрудником компании, что такое «подарок» и как к нему следует относиться; выстраивание правильных отношений с поставщиками и конкурентами.

Таким образом, при удач- ном стечении обстоятельств, если ваше желание организовать в компании комплекс мероприятий по профилактике хищений совпадет с планами ее владельцев, вы совместными усилиями сможете снизить количество хищений и злоупотреблений до приемлемого уровня. Если вы являетесь руководителем СБ, станьте «локомотивом» этой программы, возьмите на себя все организационные мероприятия и функцию контроля. И тогда вам точно удастся не только значительно уменьшить количество хищений в компании, но и в будущем оптимизировать штат СБ, а также в целом снизить затраты на безопасность.